Da li vam je muka da sa kolegama komunicirate preko poruka i video-poziva

Beba od 14 meseci stoji u lavoru i drži šerpu na glavi. Drži se za kuhinjski sto za kojim njena mama sa slušalicama i mikrofonom pokušava da održi sastanak sa kancelarijom. Okolo brdo dečijih igračaka, papira, fascikli, potpuno pomešan poslovni i svet deteta.

Ovu fotografiju nam je u grupi na Vajberu poslala drugarica pre nekoliko meseci, fotografisao je njen muž, koji takođe radi od kuće. Slika i prilika 2020. godine. Ne sumnjam da su mnogima od vas prijatelji u poslednjih devet meseci slali slične fotografije.

Od kad je počela epidemija i masovan prelazak na rad od kuće, kuhinja je postala kancelarija, dnevna soba teretana i kancelarija broj 2. Ne zna se gde se živi a gde radi, gde odeš da pobegneš od posla a gde od kuće.

Ukratko - haos, u kom smo se našli kolektivno, ne svojom voljom.

Ako je nešto, pored straha od bolesti, obeležilo ovu godinu, onda je to strah od gubitka posla. To znači da posao moramo da radimo dobro kao da je sve normalno, bez ometanja, da održavamo koliko-toliko uobičajenu komunikaciju, timski duh i jasnu podelu poslova.

Kako u ne-epidemijskim okolnostima, tako i sada, jedna od najvažnijih stavki za dobar posao je komunikacija.

Igor Mihajlović je timlider u američkoj firmi NCR i od početka epidemije radi od kuće. Za internu komunikaciju služe se porukama preko Majkrosoft timsa.

Ipak, poruke često nisu dovoljne, a stručnjaci preporučuju da se na nedeljnom, mesečnom pa čak i dnevnom nivou održavaju video-sastanci. Upravo takvu praksu primenjuje Igor Mihajlović sa svojim timom.

"S obzirom na to da je u ovim vremenima jako bitno održati direktan kontakt sa ljudima, na nedeljnom i mesečnom nivou imamo međusobne audio/video pozive koji predstavljaju neku vrstu zamene za uobičajene sastanke u kancelariji", ističe Mihajlović.

Ko pita, ne greši (mnogo i često)

Za ovih devet meseci je bilo brojnih izazova, dešavalo se da dođe i do "šumova" u komunikaciji.

"Što zbog tehničkih stvari kao što su ‘pucanje‘ interneta ili problemi sa slušalicama, tako i do same činjenice da je komunikacija licem u lice ipak najdelotvorniji vid komunikacije, jer osoba kojoj se obraćate ne samo da čuje ono što pričate, već na osnovu vaših gestikulacija i samog stava može mnogo bolje da shvati i rezonuje kompletnu ideju. Dok se pri komunikaciji ‘na daljinu‘ moraju birati reči i mnogo više pažnje posvetiti samog tonu razgovora, naročito u ovom ‘višejezičnom‘ poslu gde je korišćenje stranog jezika svakodnevnica", navodi Mihajlović.

Tokom onlajn prepiske često se dešava da zbog znaka interpunkcije na pogrešnom mestu ili lošeg rasporeda reči u rečenici neko od kolega nešto ne razume. To posledično može da dovede do greške i zamerke nadređenih.

Psiholog Jovana Jovanović ukazuje i na psihološki aspekt loše komunikacije.

"Ljudi tokom perioda korone često ne razumeju jedni druge i zato što su pod stresom, i zato što se sporo adaptiraju na nove uslove, i zato što su im se navike i dnevna rutina totalno promenili, jer to sve zapravo utiče na to da koncentracija slabi i komunikacija bude lošija", ističe Jovanovićeva.

Zbog toga, dodaje, treba što češće postavljati pitanja.

"Uvek zamoliti suprotnu stranu da nam objasni kako je on/a razumela sve o čemu smo razgovarali i da li je nešto u tome bilo nejasno", ističe psiholog.

Smajli, gif – da ili ne?

Ukoliko dođe do greške, važno je izabrati pravi način da se na to skrene pažnja - da se biraju reči da onaj koji piše ne bi zvučao prestrogo.

Igor Mihajlović ističe da je to posebno važno jer je glavni cilj da se ta greška više ne ponovi, a opet i da se samo upućivanje na grešku toj osobi predstavi kao neki vid "prijateljskog saveta", i načina da se iz toga nauči nešto novo i da se napreduje na ličnom nivou.

U ovim okolnostima, kaže, to može predstavljati nešto veći izazov nego što bi to bilo da su svi u kancelariji.

"Upućivanje na neke sitne greške pisanim putem može zvučati mnogo formalnije i može delovati dosta agresivnije ukoliko se ta pisana forma ne prilagodi nekom suptilnijem načinju obraćanja, uz pravilno korišćenje znakova interpunkcije na primer, pa čak ponekad i ‘emotikona‘", naglašava Mihajlović.

Psiholog Jovana Jovanović smatra da je u redu koristiti smajlije i gifove ukoliko je u pitanju neformalan odnos, dok, kako kaže, formalni odnosi zahtevaju profesionalno ophođenje.

"Inače, ukoliko se osoba u formalnom odnosu ponaša neformalno, može biti shvaćena kao neozbiljna osoba. Ali takođe one ljude koji u neformalnim odnosima ne koriste smajlije i gifove ljudi smatraju strogim i zatvorenim i neemotivnim", navodi Jovanovićeva.

Intonacija koja nervira

Neprilagođena intonacija šefa ili kolege je još jedan od važnih faktora. Verovatno ste se susretali sa takvim situacijama uživo, kada poželite da ih, kao televizor, utišate... Ponekad i poruke ili mejlovi mogu tako da zvuče, kao da govore glasno ili besno.

Ako neko, bilo da je to u pitanju šef ili zaposleni, razume da je intonacija u poruci loša - to znači da se iza takve poruke kriju neka osećanja nezadovoljstva, kaže Jovanovićeva.

To su najčešće tuga, ljutnja, bes, ili strah.

"Ko god da primeti da mu se neko obraća sa ‘lošom intonaciojom‘, treba da kaže nešto poput ‘vidim da se danas ne osećate dobro kako mogu da vam pomognem?‘ Ako je odgovor nikako, onda znači da je to nešto što nije do vas, a ako je to nešto što se tiče vas, osoba će vam skrenuti pažnju u čemu je problem", ističe psiholog.

Stručnjaci za komunikaciju poreporučuju da poruke budu konkretne i jasne – da nema opisa i apstraktnih objašnjenja, što može dodatno da zbuni kolegu ili zaposlenog.

Da li smo se umorili od pisanja poruka i video-poziva?

Kada je sve počelo, mnogi od nas su rad od kuće shvatili kao period odmora i usporavanja. Ne moramo da sedimo u kancelariji sa onim kolegom koji nas nervira i širi lošu energiju u timu.

Sada, posle devet meseci, mnogi bi da se vrate u kancelariju, koriste zajedničke pauze za šalu i privatne razgovore, i o poslu se dogovaraju uživo. Zamorne su postale i desetine poruka i mejlova koji stižu dnevno.

Igor Mihajlović jedan je od onih kojima komunikacija uživo više odgovara.

"Na ovaj način mnogo toga može ostati nedorečeno i neki stavovi i razmišljanja se u žurbi mogu pogrešno shvatiti, naročito u pisanoj komunikaciji putem mejla, dok se u direktnom razgovoru takve stvari mogu objasniti ‘u hodu‘", kaže Mihajlović. Smatra i da većina kolega deli njegovo mišljenje.

Psiholog Jovana Jovanović ukazuje da se pokazalo da onlajn komunikacija slabi snagu tima jer rad od kuće spada u visoko individualni način rada bez obzira što osoba pripada određenom timu ili radi za neku kompaniju.

"Subjektivni osećaj svakoga ko radi od kuće je da je na neki način ‘sam svoj gazda‘, što doprinosi tome da se rad odvija sporije i da često dolazi do konflikta jer svako misli da će njegov deo posla da odradi neko drugi", ističe Jovanovićeva.

Igor Mihajlović, sa druge strane, ne može da kaže da su se ljudi otuđili ili da se timski duh pogoršao, ali ističe da je činjenica da svima nedostaje svakodnevna komunikacija uživo.

"Takve stvari se najbolje primete kada imaš neki interni sastanak u vidu audio/video poziva i kada shvatiš koliko ti je drago što se posle duže vremena ponovo čuješ i vidiš sa nekim, pa makar to bilo i putem mreže. Jer ipak smo svi navikli da provodimo zajedno dobar deo dana, kako na radnom mestu, tako i na zajedničkim pauzama, i to su te neke stvari koje ti u ovim vremenima iz kancelarije i najviše nedostaju", jasan je Mihajlović.

Mnogo toga nas je naučila ova 2020. koja se lagano privodi kraju. Između ostalog i da je svaki član tima na poslu jednako važan. Da onoliko koliko jasno govorimo sa njima, toliko dobro radimo posao.

I dok se nadamo da će nas naredna godina vratiti "u normalu" i da će se kancelarija napokon iseliti iz dnevne sobe ili kuhinje, poneki smajli ili gif mogli bi da opuste situaciju. Pa čak i sa kolegama koji nas ponekad nerviraju.